Tu copiadora dejó de enviar escaneos por correo. Qué cambió y cómo arreglarlo sin riesgo

Casi siempre porque se rechazó el inicio de sesión que usa. Una copiadora inicia sesión en tu correo con un usuario y una contraseña, y eso deja de funcionar cuando se activa una política de seguridad o los valores predeterminados de seguridad, cuando cambia la contraseña del buzón, cuando se activa para él el segundo paso de inicio de sesión, cuando el buzón pierde su licencia, o cuando el cifrado o el puerto del equipo ya no coincide con las reglas del proveedor. Lee el error exacto en la copiadora y anota qué cambió esa semana; normalmente eso nombra la causa.

Con un calendario, no de golpe. La actualización de Microsoft de enero de 2026 dice que no cambia nada hasta finales de diciembre de 2026, cuando el inicio de sesión básico para enviar se apaga de forma predeterminada en las cuentas existentes y un administrador todavía puede volver a encenderlo. Las cuentas nuevas después de eso no lo reciben de forma predeterminada, y la fecha final de eliminación se anunciará en el segundo semestre de 2027. Así que una copiadora que se detuvo hoy probablemente chocó con otro cambio. Espera pasar a un método compatible durante 2027 como muy tarde.

Google terminó el acceso solo con contraseña, que llamaba aplicaciones menos seguras, para las cuentas de Google en 2025. Para un equipo que envía por SMTP su guía es usar OAuth, usar otra forma de escanear o enviar, o usar una contraseña de aplicación. Su página de impresoras y escáneres recomienda el relay SMTP de Google, que un administrador configura una sola vez y que confía en la dirección de internet de tu oficina en lugar de una contraseña. La página advierte que una cuenta con verificación en dos pasos falla desde una impresora si no se usa una contraseña de aplicación.

Lo desaconsejamos, y del lado de Microsoft no es un arreglo en el que confiar: ese ajuste va camino a su eliminación, y el inicio de sesión básico no funciona con las funciones de seguridad que protegen tus buzones, como los valores predeterminados de seguridad. Además deja una contraseña guardada dentro de un equipo que casi nunca se actualiza. Las respuestas seguras son el inicio de sesión moderno en la copiadora, un relay bien configurado, o escanear a SharePoint u OneDrive.

Son tres. Inicio de sesión moderno (OAuth) cuando el firmware de la copiadora lo soporta; un relay o conector cuando no, que es el caso habitual; y escanear a una carpeta de SharePoint u OneDrive en lugar de correo. Elegimos según lo que tu equipo puede hacer y para qué usa la oficina los escaneos, y luego lo dejamos por escrito. El primer equipo cuesta $175 y cada equipo adicional en la misma oficina $75. Una actualización de firmware que aplicamos cuesta $75 por equipo, y escanear a SharePoint u OneDrive $95 por equipo.

Puede hacer falta a ambos, y son dueños de cosas distintas. El distribuidor es dueño del equipo: su firmware, su arriendo o contrato de servicio y a menudo su contraseña de administrador, y un distribuidor con contrato de servicio puede incluir la configuración del escaneo. Nosotros nos encargamos del lado del correo: el buzón, el conector o relay, los registros de remitentes y la carpeta compartida. Un primer paso justo es preguntar al distribuidor por el firmware actual y si soporta OAuth. Si el distribuidor dice que el equipo está bien, o que el problema es la configuración del correo, llámanos.

Es común en máquinas arrendadas, y le toca al distribuidor darla o hacer el cambio. Pídele la contraseña o que haga el cambio él mismo. No intentaremos saltarnos ese bloqueo, y no cobramos mientras se espera. Cuando tengamos acceso, lo demás normalmente se puede hacer en remoto. Si el distribuidor hace el cambio, podemos preparar el lado del correo para que su visita sea corta.

Un precio fijo de $175 el primer equipo y $75 cada equipo adicional en la misma oficina, más las variaciones de la tarifa de arriba. Cuando no podemos llegar al equipo en remoto, la visita cuesta $150 la hora. Las visitas en persona son solo en Cape Coral, Fort Myers, Estero, Bonita Springs y Naples. En Cape Coral y Fort Myers el mínimo es de 1 hora y no hay cargo por traslado. Las visitas en Estero, Bonita Springs y Naples tienen un mínimo de 2 horas, que cubre el traslado. El tiempo después del mínimo se cobra en pasos de 30 minutos. En cualquier otro lugar, el arreglo es en remoto. No vendemos copiadoras ni piezas.

A menudo sí, mediante un relay, porque un relay no exige que el equipo soporte el inicio de sesión moderno. Sí exige cifrado actual (TLS 1.2 o más nuevo) y el puerto correcto, y un equipo que no los cumple no puede enviar de forma segura a Microsoft ni a Google. En ese caso escribimos una recomendación de reemplazo y no vendemos arreglo, porque un parche dejaría un inicio de sesión débil en tu oficina. El trabajo de relay para otros sistemas viejos cuesta $95 cada uno cuando hace falta.